La formation Microsoft Project 2016 – Initiation est conçue pour aider les débutants à se familiariser avec les fonctionnalités essentielles de Microsoft Project 2016, un outil de gestion de projet largement utilisé. Cette formation couvre les bases de la création, de la planification et du suivi des projets, y compris la définition des tâches, l’assignation des ressources, la gestion des délais et des coûts, ainsi que la création de diagrammes de Gantt. Les participants apprendront également à suivre l’avancement du projet, à gérer les dépendances entre les tâches et à utiliser les fonctionnalités de base pour produire des rapports clairs et détaillés. À l’issue de cette formation, les apprenants seront capables de maîtriser les fonctions de base de Microsoft Project 2016 pour gérer efficacement des projets à petite et moyenne échelle.
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Formation MICROSOFT Project 2016 – Initiation
A distance ou en présentiel
Tous les niveaux
À qui s'adresse cette formation ?
- Public cible
Pour profils suivants : Postes de coordonnateur de projets ; postes en RH et formation ; postes en finance, achats, marketing et ventes ; conseillers, chefs de service, directeurs, ingénieurs, comptables et personnel administratif.
- Prérequis
Afin de suivre ce stage il est nécessaire d’avoir des connaissances de Windows et d’être déjà sensibilisé aux problèmes de planification et de suivi dans un projet.
Les objectifs de la formation
MICROSOFT Project est un logiciel de gestion de projets permettant aux chefs de projets de planifier et de piloter les projets, de gérer les ressources et le budget, ainsi que d’analyser et de communiquer les données des projets. Utilisé par des millions de personnes, c’est le logiciel de gestion de projets le plus utilisé au monde. Au terme de cette formation sur trois (3), vous serez en mesure d’utiliser les principales fonctionnalités de MICROSOFT Project pour la gestion de projets de nature informatique ou dans n’importe quel autre domaine.
Contenu de la formation
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Fonctionnalités de MICROSOFT Project
- Création et gestion de projets
- Définition des informations clés du projet (dates, calendrier, options)
- Gestion des tâches (ajout, modification, suppression, hiérarchisation)
- Définition des dépendances, contraintes et échéances des tâches
- Création et gestion des ressources (humaines, matérielles, coûts)
- Attribution des ressources aux tâches
- Suivi des charges de travail et des coûts des ressources
- Visualisation des tâches et dépendances dans le diagramme de Gantt
- Personnalisation de l’affichage du diagramme de Gantt
- Suivi de l’avancement du projet (comparaison planifié vs réel)
- Mise à jour de l’état du projet (tâches, dates, coûts réels)
- Génération de rapports visuels (tâches, ressources, coûts, avancement)
- Partage de projets avec d’autres utilisateurs
- Exportation et importation de données (Excel, Outlook, etc.)
- Utilisation des fonctionnalités de collaboration en équipe
- Définition des calendriers de travail pour les ressources et les tâches
- Gestion des jours fériés et horaires spécifiques des ressources
- Planification et ajustement automatique des tâches et ressources
- Gestion dynamique des délais et de l’avancement du projet
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Définition et planification des tâches
- Définition des tâches dans Microsoft Project
- Assignation des durées et des dates de début/fin des tâches
- Hiérarchisation des tâches (tâches principales et sous-tâches)
- Création de dépendances entre les tâches (prédécesseur et successeur)
- Attribution des ressources aux tâches
- Définition des contraintes pour chaque tâche (ex : commencer dès que possible, commencer à une date précise)
- Ajout d’échéances pour les tâches importantes
- Identification des jalons du projet
- Répartition du travail et gestion des charges pour chaque tâche
- Gestion des relations de dépendance entre tâches (fin-début, début-début, etc.)
- Planification des tâches avec des calendriers spécifiques pour chaque ressource
- Utilisation des options de planification automatique et manuelle pour ajuster les tâches
- Suivi de l’avancement des tâches en fonction des dates et des durées planifiées
- Gestion des retards et ajustement des dates de tâches en cas de changements
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Définition, affectation et contrôle des ressources
- Définition
- Affectation et contrôle des ressources
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Chemin critique
- Identification des tâches essentielles pour la réalisation du projet
- Détermination du plus long chemin de dépendances entre les tâches
- Calcul de la durée minimale nécessaire pour compléter le projet
- Identification des tâches sans marge de manœuvre (dépendantes du temps)
- Surveillance de l’avancement des tâches critiques
- Ajustement des délais et des ressources pour respecter les contraintes du chemin critique
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Suivi de l’avancement : enregistrement de la planification initiale et techniques de mise à jour
- Enregistrement de la planification initiale
- Suivi des écarts entre la planification initiale et l’avancement réel
- Mise à jour des dates de début et de fin des tâches
- Mise à jour des durées des tâches en fonction des progrès
- Enregistrement des ressources réelles affectées aux tâches
- Utilisation des outils de suivi pour comparer les résultats planifiés et réels
- Mise à jour des pourcentages d’avancement des tâches
- Application des ajustements nécessaires pour réaligner le projet avec le planning
- Suivi des coûts réels et des écarts de budget
- Rapport sur l’état d’avancement du projet et des tâches spécifiques
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Analyse des budgets et contrôle des coûts
- Suivi des coûts planifiés et réels
- Analyse des écarts de budget entre les prévisions et les dépenses réelles
- Estimation des coûts restants pour compléter le projet
- Contrôle des coûts des ressources (humaines, matérielles, etc.)
- Mise à jour des prévisions budgétaires en fonction des écarts
- Suivi des coûts indirects et des coûts fixes
- Gestion des coûts liés aux retards et aux changements du projet
- Analyse des coûts par tâche et par ressource
- Évaluation de l’impact des ajustements de projet sur le budget global
- Production de rapports financiers pour le suivi du budget et des coûts
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Optimisation de l’ordonnancement du projet
- Réévaluation des dépendances entre les tâches
- Ajustement des dates de début et de fin pour maximiser l’utilisation des ressources
- Application de techniques de compression de temps (crash scheduling)
- Redistribution des ressources pour éviter les surcharges et les sous-utilisations
- Réduction des durées des tâches non critiques
- Identification et suppression des goulots d’étranglement dans le projet
- Réajustement des priorités des tâches pour accélérer la livraison
- Utilisation de marges de manœuvre pour réagir aux imprévus
- Mise en place de tâches parallèles pour réduire le temps total du projet
- Surveillance continue de l’avancement et ajustement dynamique de l’ordonnancement
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Évaluation des résultats : utilisation des tables et des filtres, affichage des informations
- Utilisation des tables pour organiser et afficher les informations sur les tâches, les ressources et les coûts
- Application de filtres pour extraire les données pertinentes selon des critères spécifiques (ex : tâches critiques, ressources surutilisées)
- Création de rapports personnalisés pour visualiser l’avancement, les coûts, et les ressources affectées
- Affichage des résultats sous forme de diagrammes de Gantt, courbes d’avancement et graphiques de ressources
- Utilisation de vues personnalisées pour analyser différents aspects du projet (ex : tâches, coûts, ressources)
- Suivi des écarts par rapport à la planification initiale en utilisant des filtres spécifiques
- Visualisation des ressources et des tâches surchargées pour ajuster les affectations
- Application de filtres pour examiner l’impact des retards sur le projet
- Utilisation de l’option « Évaluation des résultats » pour comparer les résultats prévus et réels
- Génération de rapports d’analyse sur les performances globales du projet.
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Production des rapports de gestion
- Création de rapports personnalisés pour les tâches, ressources et coûts
- Génération de rapports d’avancement du projet (comparaison planifié vs réel)
- Production de rapports financiers détaillant les coûts prévus, réels et restants
- Élaboration de rapports de performance des ressources (charges de travail, efficacité)
- Suivi de l’état des tâches critiques et des goulots d’étranglement
- Génération de rapports sur les écarts de calendrier et de budget
- Utilisation de modèles de rapports pour des analyses récurrentes
- Production de rapports d’analyse des risques et des impacts
- Création de rapports sur les modifications et les ajustements effectués durant le projet
- Exportation des rapports au format Excel, PDF ou autre pour partage avec les parties prenantes
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Liaison des tâches et des activités : différents types d’interdépendances, devancement, retard et liens multiples
- Types d’interdépendances : Fin-Début (FS), Début-Début (SS), Fin-Fin (FF), Début-Fin (SF)
- Devancement : application de délais négatifs pour démarrer une tâche avant la fin de la tâche précédente, utilisation de « avance de tâche » pour réduire la durée des dépendances
- Retard : application de délais positifs pour retarder le début ou la fin d’une tâche, définition de contraintes pour décaler les tâches
- Liens multiples : création de liens complexes entre plusieurs tâches, gestion de dépendances non linéaires impliquant plus de deux tâches, ajustement de la charge de travail en fonction des liens multiples
Formation
A distance ou en présentiel
Référence :
Durée :
3 jours
Ce cours est réalisable en intra-entreprise, dans vos locaux, dans nos salles ou à distance.
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